Kiểm dịch thực vật khi xuất khẩu - Quy trình và những lưu ý doanh nghiệp cần biết

Kiểm dịch thực vật là gì ? Vì sao kiểm dịch thực vật quan trọng khi xuất khẩu?

Khi doanh nghiệp xuất khẩu các sản phẩm có nguồn gốc từ thực vật, một trong những yêu cầu bắt buộc là phải kiểm dịch thực vật. Đây là quy trình cơ quan chuyên môn kiểm tra, giám định lô hàng để đảm bảo không mang theo sâu bệnh, nấm mốc, vi sinh vật có hại có thể gây hại cho môi trường và nông nghiệp của nước nhập khẩu.

Kiểm dịch thực vật giúp ngăn chặn sự lây lan của mầm bệnh giữa các quốc gia, đáp ứng tiêu chuẩn an toàn sinh học của nước nhập khẩu, tránh rủi ro hàng bị giữ lại, trả về hoặc tiêu hủy tại cảng giúp doanh nghiệp thông quan nhanh chóng, xuất hàng đúng tiến độ.

Kết quả của quy trình này là Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate, gọi tắt là Phyto) – một chứng từ bắt buộc để hàng hóa được phép xuất khẩu sang các thị trường có yêu cầu kiểm dịch.

Những loại hàng hóa bắt buộc phải kiểm dịch thực vật

Không phải mọi mặt hàng xuất khẩu đều cần xin giấy kiểm dịch. Tuy nhiên, các sản phẩm có nguồn gốc thực vật hoặc có khả năng mang sâu bệnh sẽ bắt buộc phải kiểm tra. Một số nhóm hàng phổ biến bao gồm:

- Rau củ quả tươi, hoa, hạt giống, cây trồng giống
- Gỗ tròn, gỗ xẻ, vật liệu từ cây tre, nứa, song, mây…
- Sản phẩm chế biến từ thực vật (nếu vẫn giữ thành phần tự nhiên)
- Bao bì gỗ, pallet gỗ, thùng gỗ dùng để đóng hàng xuất khẩu
- Nấm tươi, nấm khô, hoặc các loại thực vật hoang dã có thể mang mầm bệnh

Doanh nghiệp nên kiểm tra trước với cơ quan kiểm dịch hoặc đối tác nhập khẩu vì có những quốc gia quy định thêm danh mục riêng, dù mặt hàng đó không bắt buộc tại Việt Nam.

Quy trình xin cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật xuất khẩu

Dưới đây là 6 bước cơ bản trong thủ tục kiểm dịch thực vật mà doanh nghiệp cần nắm rõ:

Bước 1: Đăng ký hệ thống kiểm dịch

Doanh nghiệp tạo tài khoản trên hệ thống PQS hoặc Cổng thông tin một cửa quốc gia (NSW) để khai báo thông tin lô hàng điện tử. Việc đăng ký giúp theo dõi quá trình cấp chứng thư dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kiểm dịch

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

- Đơn đăng ký kiểm dịch (theo mẫu)

- Hợp đồng mua bán (Sales Contract)

- Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading)

- Giấy ủy quyền (nếu người khai không phải chủ hàng)

Lưu ý: Nên nộp hồ sơ trước 1–2 ngày so với thời điểm tàu chạy để tránh trễ chứng thư.

Bước 3: Cơ quan kiểm dịch kiểm tra và lấy mẫu

Nhân viên kiểm dịch sẽ đến kho hàng, cảng, hoặc vùng trồng để kiểm tra thực tế, có thể lấy mẫu xét nghiệm nếu cần.

Đối với lô hàng đầu tiên hoặc từ vùng có rủi ro cao, việc kiểm tra sẽ được thực hiện kỹ hơn.

Bước 4: Cấp bản nháp chứng thư kiểm dịch

Sau khi kiểm tra, cơ quan cấp sẽ gửi bản chứng thư nháp (draft) để doanh nghiệp đối chiếu.
Hãy kiểm tra kỹ các thông tin: tên hàng, số lượng, mã HS, tên khoa học, nước nhập khẩu… để tránh sai sót.

Bước 5: Nộp hồ sơ hoàn thiện và nhận chứng thư gốc

Sau khi xác nhận bản nháp chính xác, doanh nghiệp nộp đầy đủ hồ sơ và lệ phí.
Trong vòng 24 giờ làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ được cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật gốc.

Bước 6: Nộp chứng thư cho hải quan để thông quan

Chứng thư Phyto là một phần không thể thiếu trong bộ chứng từ xuất khẩu.
Nếu thiếu, hải quan sẽ từ chối thông quan hoặc yêu cầu bổ sung bản gốc trước khi hàng được phép rời cảng.

Xem nhanh: Kiểm dịch thực vật nên hạ container ở bãi nào?

Các lỗi thường gặp và rủi ro khi làm kiểm dịch thực vật

Doanh nghiệp mới xuất khẩu thường gặp một số vấn đề sau:

- Sai hoặc thiếu hồ sơ: tên hàng, mã HS, hoặc hợp đồng không khớp.
- Nộp hồ sơ muộn: khiến hàng không kịp cắt máng, ảnh hưởng lịch tàu.
- Không cập nhật yêu cầu nước nhập khẩu: dẫn đến hàng bị kiểm tra lại hoặc trả về.
- Không kiểm tra bản nháp: sai sót nhỏ có thể khiến chứng thư bị từ chối.
- Thay đổi quy định quốc tế: mỗi nước có tiêu chuẩn kiểm dịch riêng, cần cập nhật liên tục.

Xem thêm: Xuất khẩu trong khối ASEAN sử dụng C/O form nào?

Kết luận

Kiểm dịch thực vật không chỉ là một thủ tục hành chính, mà còn là tấm “vé thông hành” để hàng hóa Việt Nam được chấp nhận trên thị trường quốc tế. Thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp xuất khẩu nhanh, đúng tiến độ, tránh bị trả hàng, tốn chi phí xử lý, đồng thời sẽ nâng cao uy tín với đối tác nhập khẩu.

Công ty TNHH TM DV GOODPRICE VIỆT NAM

Email: [email protected]

Facebook: Goodprice Việt Nam

Phone: 0906368199 / 0916112833

Hotline: 1900636299